15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве

15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве

^ 15.2. Оформление дел
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами*.




* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Определения и определе­ния, с. 4.


Законченные делопроизводством дела неизменного и вре­менного (выше 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве 10 лет) хранения после окончания календар­ного года, в каком они были заведены, подлежат оформле­нию, описанию в согласовании с требованиями ГСДОУ и Ос­новными правилами работы ведомственных архивов для их по­следующего хранения 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве либо передачи в ведомственный архив.

Оформление дела подразумевает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в неких случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве обложки дела: уточнение наименования организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и заканчивается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное либо полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (отчасти). Они остаются в скоросшивателях, листы не 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совершенно по-другому оформляются 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве дела неизменного, вре­менного (выше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из их удаляются ме­таллические скрепки, дела переплетаются либо прошиваются крепкой нитью на три-четыре прокола 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, листы в их нумеру­ются, составляется заверительная надпись. Более ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкла­дывают в папки либо коробки. Если таких документов малость и они маленького формата 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, их помещают в конверты, кото­рые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их ис­пользования все листы дела нумеруют черным графитным ка­рандашом либо нумератором в правом 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют раздельно. Лист заверительной надписи не нумерует­ся. Если дело имеет несколько томов, каждый 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве том нумеруется раздельно. Лист хоть какого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный напополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, фото нумеруют­ся на обратной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются без помощи других. Вложение в конверт нумеруется еще одним номером 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве за конвертом. В случае пропуска при нумерации не­большого количества листов на их ставятся номера предыду­щих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же дела­ют, если несколько 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве примыкающих листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все неверные номера зачеркиваются и все дело нумеруется зано­во с места появления ошибки.

Для учета количества листов в делах 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве неизменного и вре­менного (выше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который размещается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве раздельно через символ «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соот­ветствующий акт) конфигурации в составе и состоянии докумен­тов (повреждения, подмена подлинных документов 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве копиями и т.д.), также особенности нумерации листов: наличие литер­ных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера лис­тов с наклеенными фото и нарезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и число вложенных в их листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела либо обратной стороне последнего листа воспрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве составления, должность и фамилия составителя, ко­торый потом ставит свою подпись.




После подшивки документов и нумерации листов произво­дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*


* ГОСТ 17914-72 Обложки дел долгого хранения 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Типы, размеры, техниче­ские требования. —М., 1972.


При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе­ний по номенклатуре дел:

• полное наименование организации с указанием ее подве­домственности;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве индекс дела, состоящий из ин­декса структурного подразделения и номера дела по но­менклатуре;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению либо передаче в ведомст­венный архив эти данные уточняются 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена инструкция к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

• даты дела (тома, части);

• номер тома (части), если дело имеет несколько 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве томов (частей);

• количество листов в деле;

• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих неизменному хранению, пре­дусмотрено место для наименования муниципального архива, в который они будут 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве переданы, кодов муниципального архи­ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве­домственном архиве после включения дел в годичные разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответственного архивного учреждения.

Архивные шифры для дел 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве временного (выше 10 лет) хране­ния и по личному составу проставляются после включения дел в годичные разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж­дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве утвер­жденных управляющим организации.

Наименование организации должно указываться в имени­тельном падеже. Если наименование изменялось в течение года, то на обложке приводятся оба наименования: прежнее заглавие бе­рется в скобки, новое дописывается под ним 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку сначала года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за­головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве обложку каждого тома выносится об­щий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует держать в голове, что заголовок должен точно, коротко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен­тов. При всем 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве этом факты и действия, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Поначалу в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнальчик и т.д.) либо вид до­кументов (протоколы, акты, отчеты). Потом указывается 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве создатель либо корреспондент (если это переписка) и дальше вопрос, от­ражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до­кументов. К примеру: Приказы директора предприятия 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве по про­изводственным вопросам № 1—78. Либо: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. К примеру: Прика­зы ректора института по учебной работе за 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве 1999 г. № 1—56. Копии.

К заголовку составляется инструкция, если в деле содержат­ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко­торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо­бо ценные документы, наличие которых не может быть 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве опре­делено по заголовку. К примеру: План развития деятельности компании на 2000 год. К плану приложены документы по марке­тинговым исследованиям с многообещающим анализом рынков сбыта продукции.

Неотклонимым реквизитом обложки дела является его дата. Датой 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото­рой четкая дата имеет принципиальное значение, также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются последние даты докумен 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са­мого ранешнего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль­ных органов, являются даты составления первого 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнальчик приказов, распоряжений и т.д., то его датой 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве будут календарные даты первой и последней запи­сей в журнальчике.

Если в дело включены документы (к примеру, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу­чае 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку­менты за... год(ы)».

Дата дела может не указываться лишь на обложках дел, со­держащих годичные планы и отчеты, потому что их даты 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в дру­гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве организа­цию и дата окончания дела во 2-ой организации.

Принципиальным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

Срок хранения проставляется 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения либо после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по 15.2. Оформление дел - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, обычно, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.


15-strategicheskoe-planirovanie-turistskogo-produkta-strategicheskoe-planirovanie-turistskogo-produkta-kratkaya.html
15-svedeniya-o-konsultantah-emitenta-123242-rossiya-g-moskva-ul-barrikadnaya-19-korp-str-1-informaciya-soderzhashayasya.html
15-svedeniya-o-konsultantah-emitenta-ezhekvartalnij-otchet-otkritogo-akcionernogo-obshestva-silovie-mashini-ztl.html